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Gerencie seus conteúdos de forma simples e segura

  • Introdução
  • Benefícios
  • Características
  • Preço e perguntas

Introdução

Enterprise Content Management - ECM - é um termo definido em 2005 por profissionais da informação que vem concorrendo com outros conceitos como EDRMS ou ERMS. Existe muita literatura com termos relacionados à gestão de documentos, tais como; ECM, EDRMS, ERMS, DM, KM entre outros, mais influenciados por regras de marketing do que por razões objetivas.

O OpenKM é um software de ECM, no entanto preferimos o termo EDRMS (Enterprise Document and Record Management System), talvez com menor sucesso no mundo do marketing, mas do nosso ponto de vista mais rigoroso e representativo.

Alguns dos desafios do Enterprise Content Management (sistemas de gerenciamento de conteúdo):

  • Ferramenta que suporta uma estratégia dentro da organização.
  • Simplifique os processos de gestão corporativa.
  • Capture, gerencie, armazene e preserve conteúdo.
  • Permite gerenciar informações não estruturadas ao longo de todo o ciclo de vida.
  • Inclui mecanismos ou ferramentas para colaboração dentro da organização.
  • Gerencie processos de negócios através de soluções Workflow ou BPM.
  • Oferece serviços para diversos processos de gestão da informação.

Benefícios

Enterprise Content Management - software ECM - é um termo que combina gerenciamento de documentos, gerenciamento de registros, pesquisa, colaboração, fluxos de trabalho, captura de dados, transformação digital, assinatura eletrônica, processamento de formulários, digitalização e gerenciamento de ativos digitais (DAM).

Os sistemas de gerenciamento de conteúdo - software ECM - visam principalmente gerenciar o ciclo de vida da informação desde a publicação inicial ou criação até o arquivamento - armazenamento de informações - e, eventualmente, descarte.

O Enterprise Content Management ajuda você a:

  • Simplifique a gestão das informações corporativas.
  • Simplifique os processos de armazenamento.
  • Implemente um modelo de segurança global e centralizado para informações.
  • Melhore e simplifique os processos de negócios.
  • Estabelecer políticas de retenção, transferência e destruição de informações.
  • Incentivar a conectividade entre os sistemas.
  • Remova as barreiras que impedem o compartilhamento de informações.
  • Poupança de custos.
  • Acesso universal à informação.
  • Melhorar a eficiência da organização.
  • Aumentar o controle das informações dentro da organização.
  • Simplifique e controle processos com Workflows.
  • Ajuda você a definir uma cultura empresarial focada no apoio mútuo e na eficiência.
  • Implementar ferramentas para conectar pessoas e processos.

“O processo de digitalização automática das notas fiscais e a sua distribuição eletrônica aos nossos clientes permitiu-lhes recuperar rapidamente o investimento, reorganizar os recursos humanos noutra tarefa mais produtiva e respeitar mais o ambiente”.

Operador de telecomunicações.

Características

O OpenKM ajuda você a otimizar a qualidade e consistência de seus processos, automatizar as diretrizes e auxiliar sua organização na gestão de seus resultados (gestão da informação).

O OpenKM foi especialmente projetado para gerenciar conteúdo crítico corporativo e conformidade regulatória.

Plano de arquivo

Um plano de arquivo é um esboço abrangente que inclui o ciclo de vida completo do conteúdo (processo de negócios), organização de arquivos, localizações de arquivos ativos, instruções de transferência de arquivos, instruções de retenção e descarte de arquivos e outras instruções específicas que fornecem orientação para o gerenciamento eficaz de conteúdo.

Os planos de arquivos do OpenKM especificam como o conteúdo deve ser organizado depois de criado ou recebido, fornecendo um "roteiro" para o conteúdo criado e mantido por uma unidade organizacional e facilitando o descarte deles.

Colaboração

  • Acesso universal a vários dispositivos (gerenciamento de conteúdo da web)
  • Gerenciamento de tarefas.
  • Calendário.
  • Fórum.
  • Wiki.
  • Notas e anotações em documentos.
  • Edição colaborativa.
  • Assinatura Eletrônica.
  • Processamento de formulários.

Módulos

  • Multi empresas.
  • Arquivador de e-mail.
  • Assinatura Digital e Criptografia.
  • Motor BPM integrado.
  • Carimbo (marca d'água).
  • Motor de relatórios.
  • Motor de busca.
  • Transformação digital.

Catalogação automática

As tarefas do OpenKM são baseadas em eventos de documentos - como o conceito de paradigma de firewall, validar as regras e aplicar algumas ações - e ajuda você a definir automaticamente sua lógica de negócios. Você pode definir regras com base em eventos e, por exemplo, mover documentos para um novo destino, alterar a segurança, aplicar transformações de documentos (conversão para PDF com compactação group4) entre outros. Graças à arquitetura do plug-in OpenKM, é possível torná-lo facilmente extensível.

Captura automática de metadados

OpenKM Zone OCR - reconhecimento de caracteres - é um processo de captura de dados e documentos. Ele foi projetado para transformar fluxos de documentos de qualquer estrutura em dados prontos para negócios. Graças à arquitetura OpenKM é possível integrar com tecnologias comerciais como Abby Flexicapture, Kofax e Cognitive Forms entre outras.

Classificação das atividades empresariais

A classificação das atividades empresariais atua como uma ferramenta poderosa para auxiliar a condução dos negócios e em muitos dos processos envolvidos na gestão de registros:

  • Fornecer ligações entre registros individuais com acumulo para fornecer um registro contínuo de atividade.
  • Garantir que os registros sejam nomeados de maneira consistente ao longo do tempo.
  • Auxiliar na recuperação de todos os registros relacionados a uma função ou atividade específica.
  • Determinar a proteção de segurança e o acesso apropriado para conjuntos de registros.
  • Alocação de permissões de usuário para acesso ou ação em determinados grupos de registros.
  • Distribuir a responsabilidade pelo gerenciamento de conjuntos específicos de registros.
  • Distribuindo registros para ação.
  • Determinar períodos de retenção apropriados e ações de disposição para registros.

Controle de versão

O controle de versão é o gerenciamento de alterações nos documentos. As alterações geralmente são identificadas por um código de número ou letra, denominado "número de revisão". Cada revisão está associada a um carimbo de data/hora e à pessoa que faz a alteração. As revisões podem ser comparadas e revertidas graficamente.

Conectividade

Webservices REST e CMIS.

Protocolos de rede CIFS, FTP e WebDAV suportados.

O OpenKM pode ser integrado rapidamente a aplicativos de terceiros. Existem integrações disponíveis com Bonitasoft BPM, Microsoft Office e Vtiger entre outros.

Visualização avançada

Existem extensões disponíveis para visualizar arquivos AutoCAD e DICOM. Graças à arquitetura do plug-in OpenKM, é possível torná-lo facilmente extensível a outros formatos.

Rastreamento

OpenKM oferece uma trilha de auditoria completa e configurável. Com ele você tem provas documentais da sequência de atividades que afetaram em algum momento uma determinada operação, procedimento ou evento.

Integrações

O OpenKM pode ser rapidamente integrado a aplicativos de terceiros. Existem integrações disponíveis com Bonitasoft BPM, Microsoft Office, Vtiger entre outros.

Preço e perguntas

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